(http://www.triumphall.com/svc/img/meeting_gd.gif)
Bon, je viens de relire le post initial (http://www.triumphall.com/forum/index.php?topic=5188.0), il faut reprendre de zéro, c'est le bazar. Parlons des prix bruts, payés par l'assoc (en opposition à un tarif de "revente") :
demi-pension adulte (comprend repas du soir, nuit au gite + petit déj) : 30¤
demi-pension enfants (de 4 à 12 ans) : 18¤
Repas + Petit déj (pour les tenteux): 19¤
Les décisions TriumphAll plus ou moins validées :
Les tentes : paieront une somme forfaitaire pour l’accès aux service du gîte : accès aux sanitaires des dortoirs, accès au site dans son ensemble. Il reste à savoir quels seront les coûts réels (repas du soir en particulier).
Les repas pic-nic du Samedi et Dimanche : 6,55¤ via un traiteur. La démarche ne se fera que si on commande 40 repas (ou bien 2x40, à me confirmer). Ce service a pour but de faciliter le déroulement du séjour, puisque cela évite les problématiques d’approvisionnement de la bouffe, ou de difficulté à trouver des boulangeries et satisfaire tout le monde, ce qui engendrerait une perte de temps dont on se passerait bien. Il devient évident que pour être valable il faut que tout le monde bénéficie de ces repas. Il est donc question de rendre ceci obligatoire, sauf dérogation pour ceux qui prétendront amener leur propre nourriture. Pour satisfaire tout le monde, voici la problématique :
- Proposer à chacun le nb de repas qu’il désire, avec au mini 1 pour le dimanche (ce qui est indispensable pour ceux qui arrivent en ayant déjà mangé, chose probable pour les gens éloignés).
- Pouvoir proposer un de ces repas pour le lundi : actuellement pour des raisons de conservation ce serait impossible, mais ça remet en question l’utilité du service. Ça voudrait dire qu’on permet aux gens de ne pas se soucier du repas du midi, sauf le jour où ce serait le plus utile, càd le lundi férié. En effet en sachant que le séjour va globalement durer de samedi après midi à lundi matin, si chacun peut avoir son repas le lundi ça veut dire que les gens partiront vers 13h-14h (pour ceux qui le peuvent). A l’opposé, si les gens n’ont rien à bouffer, tout le monde va se dire poliment au-revoir vers 10-11h et bye bye. Ce qui n’est pas du tout pareil.
Ça me pousse à poser ces questions aux concernés :
- Pour quelles raisons n’est-il pas actuellement possible de garder des repas jusqu’à lundi (conservation, disponibilité d’un système réfrigérant, autre) ???
- Le gîte ne propose-t-il pas des repas dont on pourrait négocier le tarif autour de 6-7¤, ce qui règlerait toutes les questions ci-dessus ?
- Honnêtement, venant en caisse je suis capable de fournir un repas de fortune le lundi à 30 personnes : pain de mie, saucisson, chips, pomme, eau, et toute autre suggestion de bouffe facile à conserver : avec la qualité des repas des autres jours on peut aussi jouer sur la débrouille.
Boissons : on achète à carrefour et on se fait reprendre le stock, Ericdj ce renseigne pour cela : nous tenir au courant de l’avancée sur ce point. De mon côté je mène une enquête publique sur le profil du consommateur moyen (boissons soft/alcool etc..)
Activité du Dimanche : parc Aventure 18 euros par personne. Diemus a l’intention de négocier un tarif de groupe, et espère raisonnablement obtenir au moins 15¤/pers. En fait le parc aventure ne sera pas obligatoire, mais ce qui est à peu près obligatoire c'est que tous les groupes de motos vont se rejoindre là bas le dimanche, quitte à ce que les non-parc-aventure se fassent leur propre balade.
Après il reste à savoir qu'entre une balade de deux heures et les 15¤ d'entrée (à négocier) du parc, les frais sont équivalents (essence). il reste également la possibilité tout à fait intéressante d'organiser un ou deux ateliers ou salons de discussion sur place, puisque ce sera un endroit boisé, donc un cadre nickel pour se poser.
Reste un dernier point sur lequel on est tombés d’accord, Diemus et moi : la logique de vouloir appliquer un tarif membre/non membre à chaque coût (tente/gîte/bouffe/parc) n’est pas bonne à notre avis. Notre objectif en faisant ce meeting, c’est que tout le monde puisse profiter d’un événement génial et si possible que tout le monde en profite dans les mêmes conditions. C’est pour cela que nous voudrions que ceux qui viennent en tente le fassent surtout par goût, et non par budget, que tout le monde profite des repas du midi, de ceux du soir, du parc aventure.
Partant de cette idée que vous partagez tous, autant pousser la logique jusqu’au bout : le séjour coûtera prix coûtant (incluant les frais indirects) aux membres, et prix coûtant + somme forfaitaire raisonnable aux non membres. En gros quelle que soit la personne, un repas sera facturé 6.55¤. Il est préférable d’expliquer à une personne qu’elle paie 10¤ de plus qu’une personne membre de l’assoc pour tout le séjour que de dire qu’il paie tel supplément pour tel service, et ainsi de suite. Donc plus la peine de se demander combien on facture tel service aux membres, et aux non membres. Ça fait un débat de moins, ouf !
Bon, si on résout tous ces points et qu'on se bouge le cul on peut raisonnablement espérer pouvoir fournir au public un tarif définitif en fin de semaine, ce qui nous amène à un mois de l’événement, donc par respect pour les gens qui vont nous sortir 80/100¤, soyons efficaces. Surtout qu'il faut récolter cet argent de toute urgence.
Récapitulatif des questions à élucider de toute urgence :
- Paniers repas du midi proposés par VFRratatouille?
- Possibilité d'assurer ces repas jusqu'au lundi inclus?
- Coûts d'hébergement facturés par VFRratatouille aux tenteux?
- Prix des repas du soir pour les tenteux?
Bonus :
- Supplément forfaitaire aux non membres : combien? --> éviter de lancer des débats stériles là dessus, l'enjeu du séjour n'est pas ici, mais ci-dessus.
Il faudrait qu’on essaie d’avancer et non de reculer maintenant, j’y crois à mort.
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--Je nettoierai ce sujet pour le garder synthétique--