Suite à l'ag du 25 février vous avez souhaité qu'une nouvelle organisation de "gestion" de l'assoc soit mise en place.
Vous avez demandé à être plus informé sur toutes les actions en cours, leurs avancées, etc...
Voici un donc l'actualité de l'assoc, premier point après 2 mois de ce fonctionnement et des actions qui ont / sont menées.
Pour rappel, c'est à chaque chef de projet de gérer la communication et l'information sur son projet à l'attention des membres sur le forum. A prendre en compte pour les prochains "points d'avancement"
*Comptabilité :* En plus du trésorier, l'accès au compte bancaire a été fourni également au secrétaire (Baloo) pour la gestion des paiements des cotisations.
C'est également un filtre de plus sur la gestion des comptes, pour garantir une transparence maximale et simplifier certaines opérations de trésorerie.
Chaque chef de projet tiens sa comptabilité sur ses projets.
*Redistribution des bénéfices : * Il a été demandé que ce sujet soit débattu par le CA
Légalement nous ne pouvons pas donner d'argent.
La redistribution doit donc prendre la forme d'une prise en charge sur un projet.
Le choix du projet n'est pas défini, néanmoins nous sommes tous d'accord pour que ce projet soit commun à tous les membres.
Les sommes concernées et les montants ne doivent pas remettre en cause l'équilibre et l'avenir de l'association et ne touchent donc pas la totalité des sommes disponibles.
Nous réflechissons à faire voter par le CA un "fond de roulement" d'un montant à déterminer, à conserver autant que faire ce peut en disponibilité immédiate (livret), pour pouvoir subvenir par avance à des besoins de trésorerie précis sur certains projets (exemple: réservation d'un circuit, qui est déjà bien plein en terme de dispos). Ce fonds de roulement devra être compris dans une fourchette de x000 et x000€, à définir donc selon les projets en cours, chaque mois de décembre.
Le but restant de pouvoir faire bénéficier au plus grand nombre de membres l'excédent qu'il existerait une fois ce fonds de roulement dépassé, au travers d'actions spécifique à réfléchir au sein du CA
Ce fond de roulement permettrait de combler certains déficit actuellement en cours sur certains dossier dans l'attente de leur solde (voir ci dessous), mais permet à cette heure de ne pas être à découvert et de faire vivre ces projets.
*Meeting : *Chef de projet : Don rico
Etat des lieux : faible taux d'inscription cette année, des événements
personnels pour certains, un déficit d'intérêt pour d'autres.
29 inscrits (je compte les moitiés aussi) sur 45 places réservées
auprès du gîte.
Retours constatés :
Un coût jugé un peu élevé mais :
Aucune contre proposition sur la même prestation à un coup moins élevé
Aucune proposition d'un autre membre pour co-organiser le meeting ou aider à réduire les coûts
Pour mettre les choses à plat sur le budget : pour les membres c'est prix coutant, pour les non membres il y a une différence de 8 euros par nuit.
Le prix de la nuit en pension complète est de 40 euros, +15 euros pour le séjour pour les apéros => 40 euros la nuit en pension complète, qui a trouvé mieux ??? Il reste la solution du camping pour ceux qui n'ont pas ce budget.
Il faut prendre en compte que nous sommes dans l'obligation de faire une différence de tarifs notable entre les membres et les non membres pour justifier de l'intérêt de payer annuellement une cotisation membres, et justement avoir un "retour sur adhésion" cohérente.
Il est bien entendu tout à fait inimaginable de proposer un tarif membres en deçà du prix coûtant. C'est une règle de base à laquelle nous ne dérogerons pas.
*Mini Meeting : * Eté : ce fut une demande l'année dernière, très peu de retour cette année. Il est très fortement probable au vu du nombre d'inscription que ce projet soit annulé
Automne : appel à candidature pour le / les chefs de projet qui souhaitent organiser ce we. Voilà une opportunité pour ceux qui trouvent que c'est généralement trop cher de nous proposer leur organisation et nous faire bénéficier de leurs solutions pour que cela coûte moins cher.
*Boutique : *Chef de projet : Nono38
Il a été demandé une interface type blog pour une gestion e-commerce
Le blog a été créé, les accès administrateurs donnés au chef de projet
Toutes les infos sur les accords passés, en cours et nouveaux ont été transféré au chef de projet
Un nouvel accord sylverperformance a été mis en place par nono
L'intégration des données sur le blog servant de support à la boutique est donc en cours et géré par nono38
Il a été demande lors de l'ag qu'une meilleure présentation des avantages pour les membres soit réalisée, la réalisation de ce blog-boutique en est la réponse.
La boutique aura donc aussi le rôle de vitrine des avantages auxquels les membres peuvent bénéficier.
*Tee shirt 2009 :*Chefs de projet : nono38 / Tapion
Attente des propositions sur les supports (tee shirt, etc....)
Logo : proposition faite d'utiliser le logo du calendrier par Xa + deuxième proposition du logo Tall + signature par Diemus
Des portes clés ont été devisés. Le nombre et le coût unitaire fait débat au sein du CA. Dossier toujours actif
Propositions faites par Diemus sur des chemises pour le projet piste :
2 types de chemisettes, avec broderie, dédiées à un projet de financement avec les bénéfices à la moto de piste.
En cours de débat au CA
*Moto de piste : *Chef de projet : gégé
La moto est terminée (pour rappel la moto a été acheté grâce au don de Spip de son épave, les travaux ont été menés par fresviibes, gégé, don rico, diemus, carénage fournis par guillaume V,
pièces offertes par gég),, ce projet soutenu par les membres qui ont fait des dons et ont payé une cotis spéciale piste :ils font donc partie des membres dédiés au projet piste
Premier roulage : le 20 avril sur le circuit de Bresse pour les Triumph Days - Location faîte par Gégé. Présence de Don rico en binôme qui aidera mais ne roulera pas avec.
Solde en négatif à ce jour : le projet piste doit de l'argent à l'assoc.Bien entendu, les dons et les volontaires pour rejoindre ce projet à titre de mécènat sont ouverts à tous.
Actions en cours : recherche de "partenaires" par gégé pour avoir des consommables gratos, réalisation d'une série spéciale de tee shirt et/ou chemises pour aider au financement du projet au fils des ans.
remise en vente des pièces de carénage de la moto à un prix moins cher
*FFM : *Chef de projet : Superman
Nombre de licences demandées : 7
Nombre de licences validées : 6 (3 pour goldo, 1 diemus, 1 jackson 38, 1 superman)
En cours : A priori Jryan a demandé un formulaire mais il n'a pas encore été retourné
Objectif année : 10 licences.
Communication : mise en avant sur la page accueil de Tall + sur les nouvelles du forum
Allez...encore 4 licences et c'est rentable
*Sponsoring : *Chef de projet : Diemus
Nous servons de transit aux sponsors trouvés par Superman pour ses rallyes, l'argent encaissé (qui vient de ses démarches) lu est entièrement reversé sans commission bien sûr
*Calendrier / Concours photo*Chefs de projet : Xa / Killou
Pas d'évolution sur ce projet
Peu de photos postées depuis l'épisode de la photo du mois de juin.
Pas de solution / amégement en cours sur les droits d'auteur ou le fonctionnement du concours d'un autre côté, on a décidé en AG qu'on ne changeait rien au fonctionnement
Pas de nouvelle proposition de visuel calendrier à ce jour. Utilisation probable de la même base que 2009
Envoi du relicat par don rico d'une dizaines de calendriers a l'attention des magasines de la presse moto pour communique sur Tall. Pas de retour à ce jour.
Carbone14 s'était proposé pour aider à la gestion et au développement de ce projet. Toujours d'actualité ?
*Investissements :*Nous avons acheté tous les manuels, nous sommes en attente de réception des derniers pour les scanner et les mettre en ligne. Tous les autres sont scannés et en ligne.
Prise de décision à prendre pour l'achat d'outillage à l'attention des membres. Réflexion sur les fournisseurs potentiels, et calcul du coût le plus juste par rapport aux moyens de l'assoce et aux nombre d'utilisateurs potentiels.
Un nouveau poste de chef de projet pour l'outillage est à prendre pour faire avancer ce projet
Voilà pour les news ! ouf !
