[Meeting 2006] J-30 : ordres de mission , dernière ligne droite

[DaFunky]

Bon, on voit le bout d’une phase douloureuse : l’établissement des tarifs définitifs

Baloo nous a concocté une belle feuille Excel bien ficelée sur laquelle je me suis amusé à mettre un max de commentaires pour faciliter la compréhension.
Je vous livre donc le fruit du travail de chacun d’entre nous, non sans fierté car rien n’est aussi simple qu’on le voudrait ici bas…

Pour exemple, je m’en tire avec une facture de 250¤ avec ma chérie. Ça fait donc 125¤/personne, mais on a compté en arrivant le vendredi soir, donc 3 jours complets sur le site. Tout va bien, c’est très raisonnable

Nous sommes à 1 mois de l’événement et je trouve ça un peu tardif, il va donc falloir mettre les bouchées doubles pour récupérer la monnaie sonnante et trébuchante.
Une opération de mailing et MPing commence donc.

Voici la feuille excel destinée aux participants :

DaFunky - Meeting 2006 : Feuille de calcul du tarif - Avec mise à jour des tarifs automatique

Baloo nous prépare une feuille d’administration qui nous permettra de maintenir des statistiques, dans la mesure où on y reproduira les données cochées sur les feuilles excel que nous retournerons les participants. Ainsi on devrait pouvoir faire des estimations fiables rapidement concernant :

- le nombre de lits
- le nombre de repas du midi et quels jours
- la proportion d’alcool
- la participation à l’accrobranche


D’autre part je vous donne un fichier mis à jour de la liste des personnes qui viennent au meeting :

DaFunky - Liste des personnes ayant payé leur acompte -    

j’ai fait un recoupement entre les gens qui ont payé leur acompte et ceux qui ont annoncé qu’ils venaient sur le post de Rico ( que je vous conseille chaudement de relire car il a été mis à jour : http://www.triumphall.com/forum/index.php?topic=5152.0).

Le principe va être de reporter toutes les informations présentes sur ce document sur la feuille Excel complète de Baloo d’administration des participants (dont j’ai parlé plus haut). Il nous livrera ce document sous peu. Il faut éviter de s’appuyer sur les anciennes versions du fichier maintenant.

Donc, il reste à faire (je mets des noms et après vous vous débrouillez pour redistribuer) :

URGENT !!!!

- Valider le prix et la résa de l’accrobranche : connaître l’acompte à verser, le remboursement en cas de mauvais temps, le tarif groupe. ( Iris/ChtiteNoreille)
- Valider les tarifs que j’ai utilisés pour les calculs de la feuille Inscription_Meeting_2006_V5.xls (Diemus/Rico/Eric)
- Faire un sujet « Paiement » sur le forum (Rico) + mail groupé aux concernés (Rico) + MP aux concernés (Rico) + news dans le forum avec lien vers le sujet (Diemus ou DaFunky)
Il faut soigner la communication et bien expliquer qu’on a tout fait au moins cher. Il est possible de réutiliser le même discours pour tous les médias. Une bonne partie de l’argumentaire est développé dans le post « tarifs : le point ».
Le post du forum donnera un lien vers la feuille excel, et précisera à qui il faut envoyer le fichier rempli au plus tôt par mail, qui après confirmation par le trésorier de l’événement précédera l’envoi du chèque final.
En gros il faut également définir un trésorier pour le meeting.

Moins urgent :

- Maintenir un mailing quotidien pour relancer ceux qui traînent. (Rico/DaFunky/Diemus)
- Finir de mettre au point les activités du week-end. Ttravailler sur l’éventualité d’un mauvais temps. Peaufiner les road maps (Iris/Chtite - Cedric)
- Prendre une décision pour le second gîte : je pense qu’on ne pourra pas le réserver complètement (Rico)
- définir les tarifs des boissons : il faut absolument proposer des tarifs super bas, surtout pour le soft, car là on ne parle pas de soirée, mais de trois jours complets de consommation (FreshViibes/EricDJ)
- estimer les quantités de boisson d’après les stats de retour des formulaires, et ainsi le budget d’achat (Freshviibes, EricDj)

Je me mets au point mort pour un moment, bonne nuit et bon week end,

Franck

[Joker]

Pour le second gite et le meeting en général, est-ce qu'il est possible de faire un mailing aux membres de l'assoc qui ne se sont pas inscrits ?
Peut-être simplement histoire d'en motiver quelques-uns qui n'aurait pas souhaité tout lire où qui auraient trouver ça compliqué ?
Plus on est de fous ...

[Chtite Noreilles]

v'lou... me voilà... pas tout à fait la tête en place... mais bon, je vais essayer d'être le plus clair possible :
le parc aventure choisi avec la collaboration de Cédric (merci encore  ) : Charade-aventure  http://www.charadeaventure.fr/

choix de ce site :
1_ localisation : fin de parcours au niveau des roads book ; ce qui permet à ceux qui ne veulent pas y participer, de pouvoir rentrer au gîte quand bon leur semble, car nous regarder faire les singes dans les arbres pendant 3 heures, moi perso, je n'aimerai pas... donc liberté pour les non participants de gérer leur reste d'emploi du temps (retour au gîte et/ou balades)
sur le site il n'y a pas de restauration mais une "vente de boissons" et lieu pour pick-niquer...

2_ Tarifs : ils sont très complets et très compétitifs... 
groupe de + de 20 personnes :
Adultes : 15,-¤
Enft de 5 à 10 ans : 7,-¤
Enft de 11 à 15 ans : 10,-¤
Etudiants : 15,-¤

3_ Modalités de réservation : NEANT
c'est à dire que je n'ai qu'à lui confirmer le nombre de personnes (très vite), il ne prend aucun chèque d'accompte car s'il pleut,  le parc est fermé bien entendu , s'il fait beau c'est sur notre bonne foi.

4_ déroulé :
Confirmation de l'heure d'arrivée approximative sachant que pour le dernier départ il préfèrerait que l'on vienne à 15h-15h30 maxi, car il faut compter 3 heures pour effectuer les différents parcours proposés.
Arrivée sur le site, accueil, briefing, équipement et "grand saut".
Tout le monde passe par un premier parcours test, pour une première approche technique.
Enfin les parcours se font un peu à la carte selon l'humeur et la capacité de chacun ...  Donc, liberté de manoeuvre.

5_ Dispo : OK
mais à réserver très vite.

6_ divers : euh...
restauration j'ai dit...
pik nik aussi
Ah! oui! v'lou : il y a bien sûr un chalet où l'on peut laisser nos casques, affaires et bagages en toute sécu.
tenue de sport conseillée et port de gants parfois utile (style gant de vélo, muscu....) à y penser!
modalités de paiement : espèces, chèques, chèques vacances, virement administratif.

[DaFunky]

Excellent!
Bon, pour le tarif enfant on ne va pas comlpiquer la grille avec 4 nouvelles cases sachant qu'il n'y a pas d'enfatns. Fab pourra lire ce post, mais à priori il ne fait pas l'accrobranche....

Super, Joker a raison, qui connait toutes les adresses mail?

[DaFunky]

Donc, il reste à faire (je mets des noms et après vous vous débrouillez pour redistribuer) :

URGENT !!!!

- Valider le prix et la résa de l’accrobranche: connaître l’acompte à verser, le remboursement en cas de mauvais temps, le tarif groupe. ( Iris/ChtiteNoreille)
- Valider les tarifs que j’ai utilisés pour les calculs de la feuille Inscription_Meeting_2006_V5.xls (Diemus/Rico/Eric)
- Faire un sujet « Paiement » sur le forum (Rico) + mail groupé aux concernés (Rico) + MP aux concernés (Rico) + news dans le forum avec lien vers le sujet (Diemus ou DaFunky)
Il faut soigner la communication et bien expliquer qu’on a tout fait au moins cher. Il est possible de réutiliser le même discours pour tous les médias. Une bonne partie de l’argumentaire est développé dans le post « tarifs : le point ».
Le post du forum donnera un lien vers la feuille excel, et précisera à qui il faut envoyer le fichier rempli au plus tôt par mail, qui après confirmation par le trésorier de l’événement précédera l’envoi du chèque final.
En gros il faut également définir un trésorier pour le meeting.

Moins urgent :

- Maintenir un mailing quotidien pour relancer ceux qui traînent. (Rico/DaFunky/Diemus)
- Finir de mettre au point les activités du week-end. Ttravailler sur l’éventualité d’un mauvais temps. Peaufiner les road maps (Iris/Chtite - Cedric)
- Prendre une décision pour le second gîte : je pense qu’on ne pourra pas le réserver complètement (Rico)
- définir les tarifs des boissons : il faut absolument proposer des tarifs super bas, surtout pour le soft, car là on ne parle pas de soirée, mais de trois jours complets de consommation (FreshViibes/EricDJ)
- estimer les quantités de boisson d’après les stats de retour des formulaires, et ainsi le budget d’achat (Freshviibes, EricDj)

[don_rico]

Pour les tarifs, ça m'a l'air bon sauf un truc: les personnes qui vont dormir en tente vont profiter gratuitement des installation du gîte: sanitaires, douches...)

[Chtite Noreilles]

requête : j'ai demandé la liste des personnes participant au meeting, pour faire un "sondage" au niveau des activités pour établir le nombre de personnes par atelier ; Fenrir en a besoin pour construire ses cours et établir le déroulement de ses activités.
on m'a répondu qu'un seul et unique  mail serait envoyé ...  ok, mais à ce stade personne ne m'a rien demandé!?!
en quelques mots... je me démmerde?
car si je dois envoyer encore un mail ou MP à chaque participant.... çà fait un peu lourd à force!
il me faudrait aussi des infos sur l'atelier mécanique.

[don_rico]

on m'a répondu qu'un seul et unique  mail serait envoyé ...  ok, mais à ce stade personne ne m'a rien demandé!?!
en quelques mots... je me démmerde?

Si c'est le mail que je dois envoyer, donnes-moi ce que tu veux que je mette dedans et je le ferai

car si je dois envoyer encore un mail ou MP à chaque participant.... çà fait un peu lourd à force!

C'est moi qui vais me le coller, faut bien qu'il y ai quelqu'un qui le fasse...

[Baloo]

Y a pas moyen de se partager le boulot ? 

[Chtite Noreilles]

Pour Accrobranche : Je disais donc qu'il n'y a pas d'acompte à verser donc pas de remboursement en cas de mauvais temps...
tarif groupe défini.

Y a pas moyen de se partager le boulot ?

ben si!   de toute façon s'il y a besoin, y a pas de soucis...  y a qu'à demander !!!   

on m'a répondu qu'un seul et unique  mail serait envoyé ...  ok, mais à ce stade personne ne m'a rien demandé!?!
en quelques mots... je me démmerde?

Si c'est le mail que je dois envoyer, donnes-moi ce que tu veux que je mette dedans et je le ferai

je demande les renseignements à Fenrir ...

[Joker]

je n'ai pas été très actif là-dessus, mais s'il y a des documents à envoyer, compulser, mailer, faire des listes, etc ... j'ai un peu de dispo 
Comme quoi tout arrive 

[freshviibes]

chtite noreille je suis open pour faire latelier mecanique  ya pas de souci
cest mon domaine

pour les inscriptions on verra bien qui viendra pour moi, je madapte 10 personnes ou 20 ou 2 cest pareil
je parles pour moi

[Chtite Noreilles]

chtite noreille je suis open pour faire latelier mecanique  ya pas de souci
cest mon domaine

pour les inscriptions on verra bien qui viendra pour moi, je madapte 10 personnes ou 20 ou 2 cest pareil
je parles pour moi

ok no prob! par contre pour Fenrir, il lui faudrait le nb de personnes présentes à ces 2 ateliers, il a des supports vidéos à filer notemment pour l'atelier self-défense.